Voorraadbeheer in de zorg: de cruciale rol van HIBC-codes

Of je nu fabrikant, distributeur, of fulfilment organisatie bent; zodra je met medische producten te maken hebt, wordt voorraadbeheer een stuk complexer. In de gezondheidszorg gelden strenge regels, vooral als het gaat om het bijhouden van waar producten vandaan komen. Dit houdt in dat fabrikanten altijd de productie- en vervaldatum duidelijk op hun producten moeten zetten.

Maar het gaat verder dan dat: iedereen in de keten, van productie tot levering, moet deze belangrijke informatie nauwkeurig registreren en beheren.

Het belang van traceerbaarheid en houdbaarheidsbeheer

Het nauwkeurig bijhouden van waar medische producten vandaan komen en hoe lang ze houdbaar zijn, is meer dan een administratieve taak; het is een cruciale veiligheidsmaatregel. Door elk product vanaf de productie tot aan de levering aan de patiënt te volgen, zorgen we ervoor dat patiënten altijd toegang hebben tot veilige en effectieve producten. Dit is vooral belangrijk om te voorkomen dat er incidenten plaatsvinden met producten die verouderd zijn of niet meer geschikt voor gebruik.

Een goede traceerbaarheid maakt het ook veel makkelijker om producten snel en nauwkeurig terug te roepen wanneer dat nodig is. Daarnaast speelt het beheren van de houdbaarheidsdata een sleutelrol in de kwaliteitscontrole. Zorginstellingen kunnen er zo zeker van zijn dat ze alleen producten gebruiken die van de hoogste kwaliteit zijn. Daarnaast draagt het ook bij aan het efficiënt gebruik van voorraden voordat ze verlopen, wat leidt tot minder verspilling.

De rol van HIBC-codes

De Health Industry Bar Codes (HIBC), speciaal ontwikkeld voor de gezondheidssector, spelen een cruciale rol op het gebied van traceerbaarheid en houdbaarheidsbeheer. HIBC-codes bevatten vitale informatie zoals batchnummers, vervaldatums en unieke productidentificatie, waardoor elk item in de supply chain eenvoudig te volgen en te verifiëren is.

Stel je voor: een fabrikant labelt een product met een HIBC-code. Zodra dit product door de distributieketen beweegt, stelt elke scan van de code de volgende schakel in de keten in staat om belangrijke data in te zien en te registreren. Dit betekent dat distributeurs, logistieke partners, en uiteindelijk de zorgverleners, allemaal toegang hebben tot dezelfde informatie. Het gevolg? Een verhoogde transparantie en vertrouwen in de hele keten.

Voor distributeurs betekent dit dat ze hun voorraad op een efficiënte manier kunnen beheren en ervoor kunnen zorgen dat alleen producten met een geldige vervaldatum worden doorgestuurd. Bij zorginstellingen helpt het bij het snel controleren van de bruikbaarheid van een product voordat het aan een patiënt wordt toegediend. En in het geval van een terugroepactie bieden deze codes een snelle en nauwkeurige manier om specifieke items te traceren en te isoleren, zonder de hele voorraad te hoeven doorzoeken.

Bovendien zorgen HIBC-codes ervoor dat de kans op menselijke fouten, die kunnen optreden bij handmatige data-invoer, nihil is. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie in de hele keten, maar waarborgt ook een hoog niveau van patiëntveiligheid.

Waar moet je beginnen?

De Juiste Software

De inhoud van een HIBC barcode is opgebouwd volgens een standaard die is gedocumenteerd door Health Industry Business Communications Council (HIBCC). Het enige wat je aan fabrikanten kunt vragen is dat ze HIBC labels aanbrengen volgens de standaard. Binnen de standaard is veel variatie mogelijk. Je kunt niet eisen dat HIBC codes alleen in een bepaalde variant gebruikt mag worden. Je moet dus beschikken over software die elke barcode die volgens de HIBC standaard is opgebouwd en geprint, kan ontleden.

Bedenk daarbij ook dat fabrikanten ook labels mogen aanbrengen die volgens de GS1 standaard zijn opgebouwd en geprint. Bij deze standaard zijn zo mogelijk nog meer variaties mogelijk. De software die je gaat gebruiken, moet ook kunnen omgaan met alle GS1 barcode varianten.

Geschikte Scanners

Geverifieerde compatibiliteit
Kies de terminals die aanbevolen worden door je WMS-leverancier. Elke software leverancier heeft een aantal merken en typen terminals waarmee uitgebreid is getest. Ook al hebben terminals van andere fabrikanten op het oog dezelfde specificaties, vaak blijkt toch dat er verschillen zijn, waardoor de WMS software niet de juiste informatie ontvangt over de gescande barcode symbologie (type barcode).

Geschikt om 2D barcodes te scannen
Vanzelfsprekend moet de terminal geschikt zijn om 2D barcodes te scannen. Hieronder een opsomming van barcode-symbologieën die relevant zijn in combinatie met HIBC coderingen:

• Code 128;
• Code 39 – Regular;
• Aztec Code;
• Data Matrix ECC 200;
• MicroPDF417;
• QR Code 2005.

Ergonomie en gebruiksgemak
Selecteer apparatuur die ontworpen is voor gemak en efficiëntie. Denk bijvoorbeeld aan scanners met een pistolgrip voor intensief gebruik, of draagbare technologieën zoals voice-gestuurde apparaten voor een handsfree operatie.

Conclusie

Het kiezen van een WMS en bijhorende hardware is geen kleinigheid. Met een kosteneffectief model, stelt Warehouse Online je in staat om je magazijn te beheren met de deskundigheid van een multinational, maar dan zonder het bijbehorende prijskaartje. De flexibiliteit van ons systeem zorgt ervoor dat je altijd voorop blijft lopen in logistieke efficiëntie.

Wil je meer over Warehouse Online weten? Boek dan gerust een vrijblijvende demo!