Voorraadbeheer in de zorg: de cruciale rol van HIBC-codes
Voorraadbeheer in de zorg vraagt om precisie, veiligheid en transparantie. Je werkt dagelijks met medische producten die aan strikte wettelijke regels en houdbaarheidseisen moeten voldoen. Met Warehouse Online, het WMS systeem van Realtime Solutions, beheer je die voorraad volledig digitaal en compliant. Het systeem is startklaar, schaalbaar en flexibel, en ideaal voor organisaties die met complexe processen of diverse opslaglocaties werken.
Een goed ingericht voorraadbeheer zorg is niet alleen een logistieke uitdaging maar ook een verantwoordelijkheid richting de patiënt. Elk product moet traceerbaar zijn van productie tot gebruik. Warehouse Online maakt dit mogelijk door alle voorraadbewegingen realtime te registreren en koppelingen te leggen tussen leveranciers, magazijnen en zorgafdelingen.
Wil je weten wat Warehouse Online voor jouw magazijn kan betekenen? Neem contact met ons op voor meer informatie.
Waarom goed voorraadbeheer in de zorg cruciaal is
In de zorg gaat voorraadbeheer verder dan het tellen van dozen. Denk aan medische hulpmiddelen, geneesmiddelen en steriele producten met lotnummer registratie, serienummer registratie en/of een registratie van beperkte houdbaarheid. Een klein foutje in de registrtie kan grote gevolgen hebben voor patiëntveiligheid. Daarom is het cruciaal om met software te werken die elk detail vastlegt.
Met een cloud based WMS systeem heb je altijd realtime inzicht in voorraadniveaus. Zo zie je direct welke producten bijna verlopen of moeten worden aangevuld. Dat voorkomt overschotten en tekorten, en zorgt dat elke afdeling altijd over de juiste materialen beschikt.
Een ziekenhuis dat Warehouse Online gebruikt, zag het aantal spoedbestellingen met 40 procent dalen nadat het systeem was ingevoerd. Door automatische waarschuwingen voor lage voorraadniveaus kon de inkoop beter plannen en werden noodleveringen overbodig. Zo levert digitaal voorraadbeheer direct meetbare resultaten op.
De rol van HIBC-codes
De Health Industry Bar Codes (HIBC), speciaal ontwikkeld voor de gezondheidssector, spelen een cruciale rol op het gebied van traceerbaarheid en houdbaarheidsbeheer. HIBC-codes bevatten vitale informatie zoals batchnummers, vervaldatums en unieke productidentificatie, waardoor elk item in de supply chain eenvoudig te volgen en te verifiëren is.
Stel je voor: een fabrikant labelt een product met een HIBC-code. Zodra dit product door de distributieketen beweegt, stelt elke scan van de code de volgende schakel in de keten in staat om belangrijke data in te zien en te registreren. Dit betekent dat distributeurs, logistieke partners, en uiteindelijk de zorgverleners, allemaal toegang hebben tot dezelfde informatie. Het gevolg? Een verhoogde transparantie en vertrouwen in de hele keten.
Voor distributeurs betekent dit dat ze hun voorraad op een efficiënte manier kunnen beheren en ervoor kunnen zorgen dat alleen producten met een geldige vervaldatum worden doorgestuurd. Bij zorginstellingen helpt het bij het snel controleren van de bruikbaarheid van een product voordat het aan een patiënt wordt toegediend. En in het geval van een terugroepactie bieden deze codes een snelle en nauwkeurige manier om specifieke items te traceren en te isoleren, zonder de hele voorraad te hoeven doorzoeken.
Bovendien zorgen HIBC-codes ervoor dat de kans op menselijke fouten, die kunnen optreden bij handmatige data-invoer, nihil is. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie in de hele keten, maar waarborgt ook een hoog niveau van patiëntveiligheid.
Waar moet je beginnen?
De Juiste Software
De inhoud van een HIBC barcode is opgebouwd volgens een standaard die is gedocumenteerd door Health Industry Business Communications Council (HIBCC). Het enige wat je aan fabrikanten kunt vragen is dat ze HIBC labels aanbrengen volgens de standaard. Binnen de standaard is veel variatie mogelijk. Je kunt niet eisen dat HIBC codes alleen in een bepaalde variant gebruikt mogen worden. Je moet dus beschikken over software die elke barcode die volgens de HIBC standaard is opgebouwd en geprint, kan ontleden.
Bedenk daarbij ook dat fabrikanten ook labels mogen aanbrengen die volgens de GS1 standaard zijn opgebouwd en geprint. Bij deze standaard zijn zo mogelijk nog meer variaties mogelijk. De software die je gaat gebruiken, moet ook kunnen omgaan met alle GS1 barcode varianten.
Geschikte Scanners
Geverifieerde compatibiliteit
Kies de terminals die aanbevolen worden door je WMS-leverancier. Elke software leverancier heeft een aantal merken en typen terminals waarmee uitgebreid is getest. Ook al hebben terminals van andere fabrikanten op het oog dezelfde specificaties, vaak blijkt toch dat er verschillen zijn, waardoor de WMS software niet de juiste informatie ontvangt over de gescande barcode symbologie (type barcode).
Geschikt om 2D barcodes te scannen
Vanzelfsprekend moet de terminal geschikt zijn om 2D barcodes te scannen. Hieronder een opsomming van barcode-symbologieën die relevant zijn in combinatie met HIBC coderingen:
- Code 128;
- Code 39 – Regular;
- Aztec Code;
- Data Matrix ECC 200;
- MicroPDF417;
- QR Code 2005.
Ergonomie en gebruiksgemak
Selecteer apparatuur die ontworpen is voor gemak en efficiëntie. Denk bijvoorbeeld aan scanners met een pistolgrip voor intensief gebruik, of draagbare technologieën zoals voice-gestuurde apparaten voor een handsfree operatie.
Strikte houdbaarheidscontrole met het FEFO-principe
In de zorg draait het niet alleen om voorraadniveaus, maar ook om houdbaarheid. Met het FEFO-principe (First Expired First Out) verwerkt het systeem automatisch eerst de producten met de kortste houdbaarheidsdatum. Dat voorkomt verspilling en garandeert dat patiënten altijd producten ontvangen die binnen de geldige termijn vallen.
In een apotheekomgeving is dit cruciaal. Stel dat je geneesmiddelen beheert met verschillende vervaldatums. Warehouse Online markeert automatisch de eerst aflopende batches, zodat ze prioriteit krijgen bij orderpicking. Dit zorgt voor minder afkeur en een efficiëntere voorraadrotatie.
Doordat het systeem werkt met realtime data, hoef je geen handmatige controles meer uit te voeren. Je voorraad is altijd up-to-date, en afwijkingen worden direct gesignaleerd. Meer informatie over dit onderwerp vind je bij voorraadbeheer software.
Efficiënter voorraadbeheer door slimme software-integratie
Een groot voordeel van Warehouse Online is de mogelijkheid om het te koppelen aan elk ERP-systeem. Of je nu werkt met AFAS, Exact of Business Central, de gegevens worden realtime uitgewisseld. Je voorraad, bestellingen en ontvangsten blijven dus altijd synchroon.
Daarnaast kun je het systeem verbinden met medische logistieke platforms of leveranciersystemen. Dat maakt geautomatiseerde bijbestellingen mogelijk, gebaseerd op actuele voorraadstanden. Een ziekenhuisapotheek kan zo de medicijnvoorraad automatisch aanvullen zodra de minimale drempel wordt bereikt.
De kracht zit in de integratie. Alle data uit het magazijn, van HIBC-codes tot FEFO-data, stroomt direct door naar de gekoppelde systemen. Hierdoor heb je één centrale bron van waarheid. Meer hierover lees je op slimme WMS ERP integratie voor foutloos voorraadbeheer.
Implementatie van voorraadbeheer software in de zorg
De implementatie van een nieuw WMS hoeft geen maanden te duren. Warehouse Online is startklaar en binnen enkele dagen operationeel. Omdat het systeem volledig cloud-based is, hoef je geen lokale servers of complexe installaties te beheren.
Bij een implementatie in een ziekenhuis distributiecentrum werd het systeem in fases uitgerold. Binnen één week waren de eerste afdelingen live. Dankzij de cloud omgeving konden updates en instellingen op afstand worden uitgevoerd, zonder dat de dagelijkse werkzaamheden verstoord werden.
Realtime Solutions begeleidt je bij de inrichting, hardwarekeuze en training. De software is schaalbaar en groeit mee met je organisatie. Of je nu werkt met een magazijn of een netwerk van zorglocaties, je behoudt altijd overzicht. Meer over de werking van het systeem lees je op onze pagina over het WMS systeem Warehouse Online.
De voordelen van voorraadbeheer in de zorg met Warehouse Online
Met Warehouse Online breng je structuur en zekerheid in je logistieke proces. Je voorkomt fouten, bewaakt houdbaarheid en voldoet aan de strengste traceerbaarheid eisen. Dankzij realtime data en integraties is het voorraadbeheer volledig transparant.
Het systeem is geschikt voor producenten, distributeurs en zorginstellingen. Omdat het cloud based en schaalbaar is, betaal je alleen voor wat je gebruikt. De mogelijkheid om complexe barcodes zoals HIBC en SSCC te scannen, maakt het systeem ideaal voor organisaties met een ingewikkeld magazijnproces.
Zo verbeter je niet alleen de efficiëntie, maar ook de veiligheid en betrouwbaarheid binnen je logistieke keten.
Veelgestelde vragen over voorraadbeheer in de zorg
Hoe helpt een WMS bij voorraadbeheer in de zorg?
Een WMS automatiseert het beheer van medische producten. Je hebt realtime inzicht in voorraadstanden en houdbaarheden, waardoor fouten en verspilling worden voorkomen.
Wat is het voordeel van HIBC-codes voor traceerbaarheid?
HIBC-codes zorgen ervoor dat elk product uniek te identificeren is. Dit vergroot de veiligheid, traceerbaarheid en betrouwbaarheid binnen de medische keten.
Hoe werkt FEFO binnen Warehouse Online?
Het systeem verwerkt automatisch de producten met de kortste houdbaarheidsdatum eerst. Zo blijft de voorraad vers en minimaliseer je afval.
Kan ik bestaande ERP-systemen koppelen aan Warehouse Online?
Ja, Warehouse Online koppelt met vrijwel elk ERP-systeem. Alle data over voorraad, inkoop en distributie wordt realtime uitgewisseld.
Is het systeem geschikt voor zowel producenten als zorginstellingen?
Ja, Warehouse Online ondersteunt de volledige keten: van fabrikant tot eindgebruiker. Het systeem past zich aan de structuur van jouw organisatie aan.
