VAN ADMINISTRATIE NAAR MAGAZIJN
Exact Online integratie voor je WMS
Werk je met Exact Online en wil je je magazijnprocessen beter organiseren? Met de Exact Online integratie van Warehouse Online sluit je voorraadbeheer en orderverwerking aan op je administratie. Zo voorkom je dubbele invoer en houd je meer controle over je magazijn.
Met het WMS-systeem van Warehouse Online beheer je voorraad, locaties, orderpicking en verzending. Exact Online blijft verantwoordelijk voor de administratie en toont de actuele voorraadgegevens en orderstatussen.
MEER GRIP OP JE MAGAZIJN
Waarom Exact Online koppelen aan je WMS?
Exact Online is voor veel bedrijven het centrale systeem voor administratie, inkoop, verkoop en voorraadwaardering. In het magazijn spelen echter andere vragen. Welke order moet eerst gepickt worden? Waar ligt een artikel? En welke voorraad is direct beschikbaar?
Zonder koppeling kost het vaak extra tijd om gegevens handmatig over te nemen of te controleren. Daarnaast ondersteunt Exact Online niet alle logistieke processen. Denk aan serienummerregistratie, lotnummertracering, backorders, meerdere voorraadlocaties per product en het aanvullen van picklocaties.
Door Exact Online te koppelen aan Warehouse Online kun je deze processen vanuit het WMS aansturen. Exact Online blijft daarbij verantwoordelijk voor de administratie.
TWEE SYSTEMEN, ÉÉN PROCES
Wat doet de Exact Online integratie?
De exacte werking hangt af van je magazijnprocessen en de inrichting van beide systemen. Warehouse Online ontvangt de benodigde productgegevens en inkoop-, verkoop- en productieorders vanuit Exact Online.
Vervolgens ondersteunt het WMS de uitvoering van magazijnprocessen, van goederenontvangst tot verzending. Relevante wijzigingen worden automatisch teruggekoppeld naar Exact Online.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Goederenontvangsten: ontvangen aantallen worden verwerkt in Exact Online.
- Orderleveringen: geleverde aantallen en eventueel trackingnummers worden teruggekoppeld.
- Voorraadmutaties: correcties en andere voorraadwijzigingen worden doorgegeven.
- Orderstatussen: Exact Online blijft op de hoogte van de voortgang van orders.
Hierdoor ontstaat een duidelijke taakverdeling tussen de administratie in Exact Online en het dagelijkse magazijnbeheer in Warehouse Online.
VAN ORDER TOT VERZENDING
Hoe werkt het WMS samen met Exact Online?
De Exact Online integratie zorgt ervoor dat productgegevens, orders en voorraadmutaties tussen beide systemen worden uitgewisseld. Warehouse Online ondersteunt de magazijnprocessen en koppelt relevante wijzigingen terug naar Exact Online.
Stamgegevens van producten
Warehouse Online haalt productgegevens zoveel mogelijk op uit Exact Online. Aanvullende eigenschappen, zoals batchnummers, serienummers en houdbaarheidsdatums, kun je rechtstreeks in het WMS instellen. Zo beschikt het magazijn over de informatie die nodig is voor correct voorraadbeheer.
Ontvangst op inslagorder
Bij ontvangst van goederen via een inkoop- of productieorder registreert Warehouse Online de aantallen en voorraadlocaties. Iedere voorraadeenheid kan een uniek nummer (LPN) krijgen, bijvoorbeeld een pallet- of doosnummer.
Ook aanvullende productgegevens worden indien nodig vastgelegd. Na bevestiging van de ontvangst worden de aantallen doorgestuurd naar Exact Online en wordt de voorraad bijgewerkt.
Levering op uitslagorder
Warehouse Online ontvangt verkooporders en productieorders vanuit Exact Online en ondersteunt het orderpickproces. Het WMS bepaalt de pickvolgorde op basis van voorraadlocaties, prioriteiten en de ingestelde pickstrategie.
Na het inpakken worden de geleverde aantallen en eventueel trackingnummers teruggekoppeld naar Exact Online. Niet volledig geleverde orders blijven als backorder openstaan. Ook het aanvullen van picklocaties en het aanmaken van verzendlabels worden vanuit het WMS ondersteund.
Overige voorraadmutaties
Voorraadwijzigingen door bijvoorbeeld breuk, verlies of telfouten worden geregistreerd in Warehouse Online. Deze mutaties worden met de juiste boekingscode doorgegeven aan Exact Online, zodat de voorraadstanden overeenkomen.
Controle op voorraadsynchronisatie
Warehouse Online kan iedere nacht automatisch controleren of de voorraadstanden in beide systemen overeenkomen. Hierbij wordt rekening gehouden met mutaties die nog niet zijn doorgestuurd. Eventuele verschillen worden inzichtelijk gemaakt, zodat je de oorzaak kunt achterhalen en oplossen.
GESCHIKT VOOR JOUW BEDRIJF
Voor welke bedrijven is deze koppeling geschikt?
De koppeling is geschikt voor bedrijven die Exact Online gebruiken en meer grip willen op hun magazijnprocessen. Vaak speelt één van deze situaties:
- De voorraad is niet altijd actueel.
- Orderverwerking kost te veel administratief werk.
- Medewerkers zoeken te lang naar artikelen.
- Groei zorgt voor complexere magazijnprocessen.
- Afnemers stellen logistieke eisen die Exact Online niet volledig ondersteunt.
Warehouse Online past bij uiteenlopende magazijnomgevingen. Denk aan webshops met groeiende orderstromen, groothandels met veel artikelen en fulfilmentbedrijven met meerdere opdrachtgevers. Ook productiebedrijven profiteren van beter inzicht in voorraad, locaties en orderverwerking.
Voor bedrijven met meerdere verkoopkanalen biedt Warehouse Online aanvullende integratiemogelijkheden, waaronder koppelingen met webshops zoals Lightspeed, Magento en WooCommerce.
VAN KOPPELING NAAR PRAKTIJK
Hoe werkt de implementatie?
Een goede koppeling begint met een analyse van je processen. Welke gegevens moeten uit Exact Online komen? Welke informatie moet worden teruggekoppeld? En op welke momenten moet die uitwisseling plaatsvinden?
Tijdens de inrichting kijken de WMS-specialisten niet alleen naar de techniek, maar ook naar de dagelijkse werkwijze in het magazijn. Denk aan looproutes, scanmomenten en orderpickmethodes.
Een goede afstemming tussen beide systemen is belangrijk om processen betrouwbaar te laten verlopen. Dit geldt ook voor andere WMS ERP-integraties, waarbij gegevens tussen administratie en magazijn worden uitgewisseld.
EFFICIËNTER WERKEN
Wat levert de koppeling op?
Met een goed ingerichte Exact Online integratie ontstaat een duidelijke samenwerking tussen administratie en magazijn. Medewerkers hoeven minder gegevens handmatig over te nemen en de administratie beschikt over actuele informatie.
Dat levert verschillende voordelen op:
- Minder handmatige invoer en dubbele werkzaamheden.
- Minder voorraadverschillen door automatische synchronisatie.
- Sneller orderpicken dankzij slimme pickstrategieën.
- Beter inzicht in beschikbare voorraad en orderstatussen.
- Meer controle over ontvangsten, leveringen en voorraadmutaties.
Met centraal voorraadbeheer kun je je magazijnprocessen verder verbeteren zonder je bestaande administratieve systeem te vervangen.
Bekijk of Warehouse Online past bij jouw magazijn
Wil je weten hoe een Exact Online integratie in jouw situatie werkt? Probeer Warehouse Online dan 14 dagen gratis. Zo ontdek je hoe voorraadbeheer, scanning, orderverwerking en de koppeling met Exact Online samenkomen in één overzichtelijk proces.