Wat is een Warehouse Management Systeem (WMS)?
Een WMS-systeem (Warehouse Management Systeem) is een softwaretool die bedrijven helpt bij het beheren en aansturen van hun magazijnprocessen. Van voorraadbeheer en orderverwerking tot het optimaliseren van opslagruimte: een WMS helpt om alles efficiënt en foutloos te organiseren binnen de logistieke sector. Of je nu een klein magazijn hebt of een groot distributiecentrum runt, een WMS is onmisbaar om je logistieke processen in topvorm te houden. Een magazijnbeheersysteem is een complete oplossing voor het beheren van goederenstroom, van binnenkomst tot verzending.
Wat zijn de voordelen van een WMS systeem?
Een goed magazijnbeheersysteem biedt talloze voordelen voor je bedrijf:
- Minder fouten: met een WMS worden processen geautomatiseerd, wat resulteert in minder handmatige handelingen en dus minder kans op fouten wat de klanttevredenheid verhoogt.
- Meer inzicht: WMS zorgt ervoor dat je altijd een actueel overzicht hebt van je voorraad. Geen verkeerd bestelde artikelen of onverwachte tekorten meer.
- Snelheid: door het optimaliseren van je magazijnindeling en het kiezen van de juiste orderpick-strategie, kunnen orders sneller worden verwerkt en verzonden, Zo kun je je tijd en middelen beter benutten.
- Kostenbesparing: In een gemiddeld magazijn bespaar je al snel 10% op het benodigde aantal mensen, waardoor het WMS zichzelf direct terugverdient. Bovendien kun je werken met minder ervaren en dus goedkopere arbeidskrachten, omdat het WMS zorgt voor een effectieve aansturing. Tenslotte wordt de beschikbare ruimte in het magazijn beter benut.
- Minder administratief werk: zonder WMS bestaat het werk in het magazijn uit veel papierwerk en vele administratieve handelingen in je bedrijfssoftware (ERP). Door een WMS te koppelen aan die bedrijfssoftware, vervalt het papierwerk en een groot deel van de bijbehorende administratieve handelingen.
- Extra functionaliteit: werken met een WMS biedt functionaliteit die zonder WMS slechts moeizaam gerealiseerd kan worden. Denk aan werken met THT en first-expired-first-out aansturing, lotnummer registratie, serienummer registratie, werken met samengestelde producten, prestatiemeting in het magazijn, etc.
In welke branches kan een WMS toegepast worden?
- Logistieke dienstverleners: In deze branche zullen meerdere opdrachtgevers en dus ook meerdere eigenaren van voorraad onderscheiden kunnen worden. Je moet harde garanties kunnen geven dat voorraad niet per ongeluk wordt gekoppeld aan een order van een andere opdrachtgever. Ook zal het in deze branche noodzakelijk zijn om meerdere bedrijfssystemen tegelijk te koppelen. Elke opdrachtgever werkt immers met een eigen ERP of webshop. Soms zelfs meerdere webshops met elk een eigen assortiment.
- E-commerce: Bij e-commerce bedrijven speelt snelheid een grote rol. Tevens zal er meer dan in andere branches behoefte zijn aan de mogelijkheid om rechtstreekse koppelingen te hebben met pakketdiensten. De samenstelling van orders vanuit webshops zal vaak anders zijn dan bij andere handelsbedrijven. Er komen veel kleine orders binnen en zelfs orders waarin maar één product wordt besteld. Deze wil je niet één voor één picken, maar gebundeld in grotere pick opdrachten. Je WMS moet dat kunnen ondersteunen. Tenslotte moet je WMS systeem ook kunnen omgaan met meerdere webshops met elk een eigen assortiment.
- Groothandels: Bij groothandels moet het WMS kunnen omgaan met backorders, deelleveringen, samenvoegen van orders voor hetzelfde afleveradres, hele pallets picken, etc. Tevens zie je bij groothandels vaak dat het assortiment heel divers is, van hele grote producten tot hele kleine producten. Jouw WMS moet dan in staat zijn om de orders te splitsen in deelopdrachten voor verschillende delen van het magazijn.
- Productiebedrijven: Bij productiebedrijven heb je vaak afzonderlijke magazijnen voor grondstoffen, halffabricaten en gereed product. Het WMS moet niet alleen kunnen omgaan met inkooporders en verkooporders, maar ook met productieorders. Het WMS moet het verbruik van grondstoffen op een productieorder kunnen registeren door scanning of door backflushing. Als je het werkelijke verbruik van grondstoffen registreert, moet het WMS ook het omstel verlies, spoelverlies, etc. inzichtelijk kunnen maken.
- Confectie: Als kleding wordt verhandeld of geproduceerd, dan is het handig als het WMS collecties uit elkaar kan houden. Bovendien wordt in de confectie gewerkt met producten die in meerdere maten en/of kleuren beschikbaar zijn.
- Zorg: Voorraad in de zorg kan gaan om bijvoorbeeld medicijnen of medische apparatuur. Medicijnen zullen veelal voorzien zijn van een HIBC barcode, waarin zaken als product id, lotnummer en houdbaarheidsdatum vastgelegd kunnen zijn. Het WMS moet in staat zijn om met deze barcodes te kunnen werken. Bij medische apparatuur zullen serienummers een grote rol spelen en zal het misschien niet alleen gaan om de voorraad, maar ook om de levensgeschiedenis van een specifiek apparaat.
Wat is een Cloud-based WMS?
Een cloudgebaseerd WMS biedt een alternatief voor bedrijven die snel willen implementeren en lagere initiële kosten willen. In plaats van hardware en servers lokaal te beheren, wordt het systeem in de cloud gehost, vaak als een Software-as-a-Service (SaaS). Dit betekent dat bedrijven niet hoeven te investeren in fysieke infrastructuur, wat kosten bespaart op lange termijn.
Cloudgebaseerde WMS-systemen bieden meer flexibiliteit in de schaalbaarheid. Ze kunnen eenvoudig worden aangepast aan veranderingen in de vraag of marktomstandigheden. Dit maakt ze ideaal voor bedrijven die seizoensgebonden fluctuaties of snelle groei ervaren. Bovendien zorgen regelmatige updates en verbeteringen vanuit de SaaS-leverancier ervoor dat bedrijven altijd toegang hebben tot de nieuwste innovaties, zonder dat ze zich zorgen hoeven maken over het onderhoud en de beveiliging van het systeem. Cloud-WMS zijn bovendien makkelijker te integreren met andere software-oplossingen.
WMS software integreren met andere systemen
Een WMS kan eenvoudig worden geïntegreerd met andere systemen, zoals ERP, TMS, webshop of het systeem van de vervoerder. Door het op de juiste manier koppelen van je WMS met andere systemen krijg je een samenhangend geheel van functionaliteiten. Het is daarbij belangrijk om vooraf een duidelijk afbakening te definiëren van de verantwoordelijkheden van elk systeem, waar er op de grensvlakken duidelijk is welke gegevens uitgewisseld moeten worden. Lees meer over WMS integraties.
WMS koppelen aan ERP
Zoals hiervoor beschreven kan het wenselijk zijn om een gespecialiseerd WMS te koppelen aan het holistische ERP systeem. Alle functionaliteit blijft behouden in het bredere ERP-systeem, met dien verstande dat het voorraadbeheer en de uitvoering van de orders wordt gedelegeerd aan het gespecialiseerde WMS. Het ERP-systeem bepaalt van welke orders de uitvoering wordt overgelaten aan het WMS. De ordergegevens worden gekopieerd naar het WMS, inclusief de bijbehorende product- en relatiegegevens. Het WMS zorgt voor een nauwkeurige voorraadregistratie en een efficiënte uitvoering van de orders en stuurt updates terug naar het ERP-systeem. Het ERP-systeem blijft verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van orders en de voorraadwaardering. WMS leveranciers maken standaard koppelingen met veelgebruikte ERP-systemen zoals Exact Online, AFAS en AccountView.
WMS koppelen aan TMS
Een TMS (Transport Management Systeem) helpt bedrijven bij het efficiënt beheren van hun transport- en verzend processen. Aangezien het TMS verantwoordelijk is voor onder andere de ritplanning, kan de uitkomst van deze planning beschikbaar gesteld worden aan het WMS met als doel om de uitvoering van de orders te bundelen per rit. De prioriteit van orderpicking kan afgeleid worden van de volgorde waarin de ritten geladen moeten worden. Per rit kan het WMS de volgorde van laden afleiden van de volgorde van afleveradressen binnen een route.
WMS koppelen aan webshop
Bij het koppelen van een WMS aan een webshop moet je er op voorhand van uit gaan dat hetzelfde WMS gekoppeld moet kunnen worden aan meerdere webshops tegelijk. Elke webshop vormt op die manier een verkoopkanaal waarin orders worden aangeleverd aan het WMS. Het WMS voert die order uit en stuurt de verzendgegevens terug naar de juiste webshop en stuurt ook voorraad updates naar elke webshop. Het WMS houdt per webshop bij welk assortiment in die webshop wordt aangeboden.
WMS koppelen aan vervoerder
Bedrijven werken vaak samen met meerdere pakketdiensten en/of transportbedrijven (vervoerders). Elke vervoerder heeft zijn eigen eisen ten aanzien van de gegevens en barcodes op het verzendlabel en ten aanzien van de wijze waarop zendingen moeten worden voorgemeld. Als bedrijf ben je verantwoordelijk voor het aanbrengen van de juiste labels. Het WMS kan daarbij helpen door geïntegreerd in het expeditieproces op het juiste moment het juiste label te printen van de betreffende vervoerder. Dit kan door per vervoerder een koppeling te maken met het systeem van die vervoerder. Met veel gebruikte pakketdiensten heeft een WMS meestal wel een standaard koppeling. Denk aan pakketdiensten als PostNL, UPS, DHL, GLS, DPD en anderen. Daarnaast of in plaats daarvan kiezen aanbieders van een WMS ervoor om een koppeling met een tussenpartij aan te bieden. Bijvoorbeeld met SendCloud.
Ontdek de voordelen van WMS met Warehouse Online
Met Warehouse Online haal je niet alleen een krachtige WMS-software in huis, maar ook een partner die je helpt bij het optimaliseren van je logistieke processen. Of je nu een klein magazijn hebt of een groot logistiek centrum runt, Warehouse Online biedt je de tools die je nodig hebt om efficiënter te werken. Ontdek meer over onze functionaliteiten.