Wanneer je bedrijf groeit en het lastig wordt om je voorraadniveaus en locaties te managen, of als je honderden bestellingen per dag verstuurt en foutloos werken een uitdaging wordt, kan barcodescanning uitkomst bieden. Met barcodescanning verhoog je de efficiëntie: je kan meer werk aan met dezelfde bezetting of hetzelfde werk met minder inzet van personeel. Bovendien verbeter je de nauwkeurigheid: je vindt voorraden sneller terug en het aantal pickfouten daalt drastisch.
Maar waar moet je beginnen? Wij hopen jou met dit blog op de juiste weg te helpen.
Stap 1: Het juiste WMS kiezen
Bij de implementatie van barcodescanning in je magazijn, begin je met de selectie van software die deze functie biedt. Kijk vooral naar Warehouse Management Software (WMS), aangezien deze systemen standaard barcodescanning ondersteunen. Volg deze checklist om de juiste software te kiezen:
Bij het kiezen van een WMS zijn de volgende aspecten van belang:
Cloud-based of op locatie
Als je beschikt over voldoende technisch personeel om in eigen huis servers en een daarop geïnstalleerd WMS te beheren, dan kun je overwegen om een WMS te kopen en te (laten) installeren op je eigen servers. Als dat niet het geval is, kies dan voor een cloud-oplossing die dezelfde mogelijkheden biedt. Op de lange termijn iseen cloud-oplossing vaak goedkoper omdat je niet meer hoeft te betalen voor updates en upgrades.
Functionaliteit
Bedenk vooraf wat je op korte en middellange termijn zou willen bereiken met barcode scanning en zet dat op papier. Heb je de komende jaren niet meer nodig dan alleen een oplossing om je voorraad nauwkeurig te registreren, dan kun je met een eenvoudige voorraadbeheertoepassing vaak wel uit de voeten. Echter, als je voorziet dat je op termijn behoefte aan complexere functies zoals lotnummer registratie, serienummerregistratie, FIFO of FEFO orderpicking, het beheren van samengestelde producten, ttracking & tracing, of geavanceerde orderpicktechnieken, dan kun je beter voor een volwaardig WMS kiezen.
Snelheid
Elk WMS en elke voorraadbeheertoepassing werkt snel genoeg zolang het aantal producten en/of orders niet te groot is. Echter, als je tienduizenden producten in je assortiment hebt en ook tienduizenden orders per maand moet afhandelen, dan kan de snelheid van een WMS ook teruglopen. Met name de medewerkers in het magazijn die aan het scannen zijn, willen na geen enkele scan langer dan een seconde hoeven te wachten. Vraag daarom altijd om een demonstratie in een omgeving waarin minimaal jouw jaarhoeveelheid aan orders zijn ingelezen.
Schaalbaarheid
Een WMS kies je voor de lange termijn. Naarmate je bedrijf groeit, zul je meer computerkracht nodig hebben om jouw processen probleemloos uit te voeren. Bij oplossing in eigen huis is het verstandig om te kijken naar de capaciteit die je over 3 jaar nodig verwacht te hebben. Als je kiest voor een cloud leverancier, vraag dan naar garanties ten aanzien van de schaalbaarheid.
Gebruiksgemak
De functionaliteiten waarmee jouw magazijnmedewerkers het magazijn in worden gestuurd, moet makkelijk te leren en te gebruiken zijn. De norm voor een orderpicker is dat hij of zij binnen dertig minuten zelfstandig aan het werk kan gaan. Vraag bij een demonstratie altijd om zelf de functionaliteiten uit te proberen.
Integratiemogelijkheden
In bijna alle gevallen zullen de orders die je wilt uitvoeren in het WMS uit een ander systeem komen. Bespreek daarom met je leverancier de koppelingsmogelijkheden. Nog handiger is het opstellen van een 'applicatielandschap' samen met je leverancier. Hierin breng je al jouw systemen in kaart, inclusief de interactie tussen die systemen.
Ondersteuning
Door barcodescanning in te zetten in je magazijn, koppel je je logistieke processen aan een softwaresysteem. Alle software kan echter te maken krijgen met technische problemen. Zorg daarom dat je duidelijke afspraken maakt met je softwareleverancier over ondersteuning bij storingen. Idealiter leg je deze afspraken ook vast in een Service Level Agreement (SLA).
Stap 2: Barcodescanners kiezen
Voor elke oplossing met barcode scanning zul je apparatuur nodig hebben om te kunnen scannen. In dit blog gaan we het overigens niet hebben over vaste scanners die je op een PC kunt aansluiten. Hoewel je daar natuurlijk wel barcodes mee kunt scannen, zijn dat niet de mobiele oplossingen die je nodig hebt om je logistiek te optimaliseren.
In dit hoofdstuk ligt de nadruk op mobiele computers waarmee je rond kunt lopen en waarmee je tijdens de uitvoering van je werk kunt scannen. Tegenwoordig wordt hier steeds vaker een app op je smartphone voor gebruikt; je smartphone is natuurlijk ook een mobiele computer en de camera in je smartphone kan uitstekend dienst doen als scanner. Als je niet hele dagen aan het scannen bent, is dit ook een prima oplossing.
Smartphone zijn alleen niet de meest robuuste apparaten en qua ergonomie is het ook niet fantastisch. Daarom kunnen gebruikers die de hele dag scannen het beste kiezen voor professionele scanapparatuur. Maar waar moet je precies op letten bij het kiezen van barcodescanners?
Model
Er zijn veel verschillende soorten draagbare computers beschikbaar. Zo zijn er handheld apparaten met of zonder pistolgrip, die je op je arm of aan je riem bevestigt en met je stem of smartwatch bedient, en draagbare computers die je monteert in heftrucks of pickkarren. Elk model heeft zijn eigen voordelen en welke het beste is voor jouw magazijn zal mede afhangen van hoe intensief je het gaat gebruiken.
Denk goed na voor welke processen en op welke manier je de draagbare computers wilt gebruiken en overleg met je WMS leverancier welke draagbare computers je kunt koppelen.
Besturingssysteem
Waar tot enkele jaren geleden Windows Mobile nog het meeste gebruikte besturingssysteem was op draagbare computers voor logistieke toepassing, wordt tegenwoordig vooral Android gebruikt. Check bij je WMS leverancier of draagbare computers met Android ondersteund worden. Vraag ook aan je leverancier welke merken en typen worden ondersteund, want hoewel de adoptie van Android als besturingssysteem transparantie beloofd, hebben verschillende merken toch specifieke eigenschappen en dan vooral als het gaat om het scannen van barcodes. Zie ook het volgende punt met betrekking tot de scanner.
Scanner
De ingebouwde scanner in een draagbare computer is een essentieel onderdeel van een goede scanoplossing. Bij een goede combinatie van draagbare computer en WMS is de scanner in die draagbare computer niet alleen in staat om te herkennen welk type barcode wordt gescand, maar kan de scanner die informatie ook doorgeven aan de software. Dit is vooral van belang als zogenaamde 2D barcodes worden gescand; zoals HIBC codes die gebruikt worden voor zorg-gerelateerde producten of multi-field GS1 codes die op grote schaal in de logistiek worden toegepast. Elk van deze barcodes moet op zijn eigen wijze ontleed worden in afzonderlijke velden en daarvoor heeft de software informatie nodig over het type barcode.
1D of 2D scanner
De traditionele streepjescode wordt nog steeds veel gebruikt. Een 1D-streepjescode staat bekend als een lineaire code, een streepjescode die in 1 dimensie wordt gelezen. Een 1D-streepjescode kan maximaal 48 karakters bevatten en is te lezen door zowel 1D- als 2D-barcode scanners. Ter illustratie is hieronder een EAN13 barcode afgebeeld die op nagenoeg alle consumentenproducten wordt aangebracht. Als je alleen maar 1D codes gebruikt in je magazijn, kun je prima uit de voeten met een 1D scanner, die zijn meestal ook wat goedkoper.
Een 2D-barcode bestaat uit meerdere kleine blokjes en elementen en moet in 2 richtingen gelezen worden. De QR-code is misschien wel het beste voorbeeld van een 2D-barcode. Deze type barcodes kunnen wel duizenden karakters bevatten en winnen daardoor steeds meer terrein ten opzichte van de 1D-barcode. Een ander bijkomend voordeel van 2D-barcodes is dat een deels beschadigde barcode in de meeste gevallen nog wel gelezen kan worden. Bij een 1D-barcode is dit een stuk lastiger.
Scanafstand
Veel merken draagbare computers kunnen geleverd worden met long-range, mid-range of short-range scanners. Zoals de naam al doet vermoeden, zegt dat iets over de afstand waarover je kunt scannen. Mid-range of long-range scanners zijn gewenst als de barcode op meer dan een meter afstand of zelfs tot op 15 à 20 meter afstand gescand moet worden. Dat kan bijvoorbeeld relevant zijn bij locatielabels die hoog op een palletstelling zijn aangebracht. Bedenk wel dat een long-range scanner niet elke barcode op afstand kan scannen. Het stelt namelijk ook eisen aan de grootte van de barcode. Laat je goed adviseren als dit relevant is in jouw magazijn.
Display
Het display van een draagbare computer wordt gebruikt om de medewerker in het magazijn de juiste informatie te verstrekken om het werk te doen. Aangezien een medewerker in een magazijn, die werkt met een draagbare computer, geen behoefte heeft aan een overload aan informatie, kun je in veel processen volstaan met een klein scherm. Echter, als je ook een foto van het product wilt tonen aan de orderpicker, dan zal een groter scherm gewenst zijn.
Toetsenbord
Veel draagbare computers tonen – net als je smartphone - een toetsenbord op het scherm. Maar in de praktijk werkt een vast toetsenbord toch het prettigst. Je hebt dan bepaalde toetsen om te navigeren door je applicatie altijd binnen handbereik en bij het ingeven van aantallen druk je ook minder snel op de verkeerde toets.
Stap 3: Barcode labels
Zonder barcodes wordt het implementeren van barcodescanning natuurlijk een lastig verhaal. Daarom moet je ervoor zorgen dat elk artikel en elke locatie voorzien is van een barcodelabel.
Producten in de consumentenmarkt zijn nagenoeg allemaal voorzien van een barcodelabel en als de fabrikant werkt volgens de GS1 standaard, dan is ook de omdoos en/of de pallet voorzien van een barcodelabel. Als dat niet het geval is, zul je bij ontvangst van de goederen barcodelabels moeten aanbrengen of kun je de producten deponeren in bakjes met een eigen barcodelabel.
Pallets kunnen bij binnenkomst voorzien worden van een label met een License Plate Number (LPN). Deze kun je kant en klaar kopen en hoef je niet zelf te printen. Dit is een hele efficiente manier om je voorraad scanbaar te maken.
De locaties in je magazijn moeten ook scanbaar zijn. Dit soort labels kun je op diverse plaatsen bestellen, vaak ook bij je WMS leverancier. Let daarbij wel op een aantal zaken.
Krasvast
Locatielabels moeten lang mee gaan en niet makkelijk beschadigen als je er tegenaan stoot. Als je deze labels zelf laat printen, vraag dan om krasvast beprinte labels op kunststof materiaal, dus niet op papier. Gespecialiseerde leveranciers kunnen ook tegemoet komen aan speciale wensen zoals extra pijltjes of gekleurde labels.
Juiste informatie in de barcode
Het klinkt vanzelfsprekend, maar het gaat vaak mis. Wees er dus absoluut zeker van dat de informatie in de barcode overeenkomt met de barcode die van die locatie is vastgelegd in je WMS. Vaak wordt er om die reden voor gekozen om in de barcode dezelfde informatie te zetten als ook leesbaar op het label wordt afgedrukt. Dat heeft echter ook een paar nadelen, namelijk:
De leesbare tekst kan vereenvoudigd zijn - zonder halnummer - waardoor je in een andere hal dezelfde locatienaam kunt hebben. De barcode moet echter uniek zijn.
De leesbare tekst kan ook juist te lang zijn, waardoor er veel tekens in de barcode moeten staan. De regel is dat hoe meer tekens er in de barcode staan, hoe smaller de streepjes van de barcode worden en hoe korter de afstand is waarop de barcode gescand kan worden. Juist locatiebarcodes wil je soms ook op enkele meters afstand kunnen scannen, bijvoorbeeld als je deze moet scannen vanaf een heftruck of als het locatielabel hoger is aangebracht in een palletstelling.
Duidelijke informatie
De magazijnmedewerker die op zoek is naar de juiste barcode om te scannen voor een bepaalde locatie, moet makkelijk kunnen vaststellen welke barcode hoort bij die locatie. Zijn er bijvoorbeeld per vak in een palletstelling voor meerdere niveau’s locatielabels aangebracht om deze gemakkelijk te kunnen scannen, dan moet wel in één oogopslag duidelijk zijn welk label bedoeld is voor welk niveau. In het voorbeeldlabel dat hieronder is weergegeven, is de informatie verder beperkt tot de rij en het vak waar je voor staat. Alle overige informatie is wel bekend in het WMS en door de unieke (numerieke) barcode te scannen, weet het WMS welke locatie is gescand.
Voorkom foutieve scans
Wanneer meerdere locatielabels te dicht op elkaar op een schap of ligger zijn aangebracht, loopt men het risico dat meerdere labels tegelijkertijd binnen het bereik van de scanner komen en dat daardoor een willekeurig label wordt gescand.
Dit kun je voorkomen door:
-
Voldoende afstand tussen de labels aan te houden
-
De labels niet in één lijn aan te brengen wanneer je werkt met 1D scanners.
Stap 4: Barcode printers
De kans is groot dat je al een labelprinter gebruikt in je magazijn, aangezien je de pakketten en/of pallets moet voorzien van een verzendlabel wanneer je goederen verzendt. Afnemers eisen dat vaak, en als je een pakket verzendt met een vervoerder zoals PostNL, DHL, DPD, enzovoort, dan krijg je een label aangeleverd dat je zelf moet printen. Op kleine schaal kun je de labels ook als PDF downloaden en printen op een bestaande documentprinter, maar bij een groot volume zal vaak een echte labelprinter nodig zijn, voorzien van labelmateriaal waarop je de standaard A6-formaat labels kunt printen die veel vervoerders voorschrijven.
Wanneer je werkt met producten waarop standaard geen productlabels zijn aangebracht, wil je waarschijnlijk zelf productlabels kunnen printen. Een productlabel is veel kleiner dan een verzendlabel. Als je niet voor elk productlabel van labelmateriaal wilt wisselen, is het verstandig om daarvoor een aparte printer aan te schaffen.
Bij het kiezen van een barcodeprinter is het belangrijk om te kijken naar:
Printvolume
Kies een printer die past bij het volume aan labels dat je wilt kunnen printen. De kwaliteit van de printkop is bij iets duurdere printers vaak beter dan bij hele goedkope printers.
Wel of geen carbon
Bij labelprinters wordt onderscheid gemaakt tussen direct thermisch en thermisch transfer. Bij direct thermisch werk je met thermisch papier en heb je geen carbon nodig. De tijd dat een label scanbaar blijft, zal bij afwezigheid van direct zonlicht op de labels voldoende zijn om toegepast te worden voor productlabels. Als je echter zelf je eigen locatielabels wilt printen, kun je beter een thermisch transfer printer kopen. Deze printers hebben de mogelijkheid om te werken met een carbonrol, waardoor duurzamere labels geprint kunnen worden. Let daarbij op het type materiaal dat je gaat bedrukken, omdat voor elk type materiaal (papier, kunststof) een ander type carbonmateriaal nodig is.
Compatibiliteit
Kies voor een printer die past bij de labels die je moet printen. Veel vervoerders leveren labels of in PDF-formaat of ZPL-formaat. Bij PDF labels afgedrukt op een labelprinter, voldoen de labels niet altijd aan de eisen die de vervoerder stelt aan de labels. De logische keuze is om labels in ZPL-formaat te kiezen. ZPL staat voor Zebra Programming Language. Zoals de naam al suggereert is deze standaard bedacht door Zebra en volgen alle andere fabrikanten van labelprinters deze standaard. Labels in ZPL formaat worden sneller en nauwkeuriger geprint. Kies dus altijd een printer die ZPL-compatibel is.
Resolutie
De meest gangbare printers zijn die met 200 dpi (dots per inch) en 300 dpi. De 200 dpi printers worden het meest gekozen omdat deze resolutie in de meeste gevallen toereikend is. Sommige systemen printen echter standaard labels op 300 dpi, in dat geval moet je natuurlijk een printer hebben die dat ook kan.
Kosten
Kijk niet alleen naar de aanschafkosten, maar ook naar verbruikskosten op langere termijn.
Stap 5: Het magazijn voorbereiden
Bij het voorbereiden van je magazijn op het werken met barcodes, moet in ieder geval alles scanbaar zijn.
Denk hierbij aan:
- Het voorzien van elke locatie in je magazijn van een passend locatielabel.
- Het voorzien van voorraadbakken van een passend baklabel, als je wilt werken met voorraadbakken.
- Het op voorraad hebben van voldoende labelmateriaal voor het printen van productlabels, als je die zelf gaat printen.
- Het op voorraad hebben van voldoende voorgedrukte palletlabels met LPN als je wilt of moet gaan werken met voorraaddragers om je voorraad te identificeren.
- Het voorzien van pickkarren en -bakken van barcode labels ter ondersteuning van het orderpickproces. Je WMS leverancier zal je adviseren welke barcodes je kunt gebruiken.
Daarnaast moet je in het magazijn kunnen werken met draagbare computers. Als dat geen smartphones of andere apparaten zijn met een eigen SIM-kaart, zijn deze computers geschikt om te werken in een WIFI netwerk. Zorg dus voor een sluitende dekking van het WIFI netwerk in je hele magazijn.
Stap 6: Uitgebreid testen
Voer tests uit om te verzekeren dat alle soorten barcodes correct geïnterpreteerd worden. Test ook onder verschillende lichtcondities en afstanden. Problemen die je tijdens deze fase tegenkomt – van onleesbare labels tot synchronisatiekwesties met je WMS – dienen direct aangepakt te worden.
Stap 7: Je personeel trainen
Het succes van de uitvoering van barcodescanning hangt sterk af van hoe goed jouw personeel het systeem weet te gebruiken. Organiseer daarom trainingssessies waarin je uitlegt hoe het WMS werkt, hoe de barcodescanners functioneren en wat de nieuwe werkprocessen inhouden. Beschrijf de veranderingen in de processen duidelijk; van het orderpicken tot het voorraadbeheer. Voorzie de magazijnmedewerkers van instructiekaarten met geheugensteuntjes voor de belangrijkste functies.
Uitgebreide handleidingen zijn in principe overbodig, vanwege deze 2 redenen:
-
Jouw WMS beschikt over goede online handleidingen.
-
De bediening van het WMS is dusdanig intuïtief dat een korte instructie bij het eerste gebruik voldoende is.
Hulp nodig?
Aan de hand van dit blog kom je hopelijk een heel eind. Mocht je toch hulp nodig hebben, dan staan we altijd voor je klaar! Naast ons WMS, helpen we je namelijk ook graag met het kiezen van de juiste hardware en het inrichten van je logistieke processen.
Wil je hier meer over weten? Boek dan gerust een vrijblijvende meeting via deze link!
