Wat kost een WMS systeem is een vraag die veel magazijnen stellen bij groei. Het korte antwoord is dat de kosten van een WMS systeem afhankelijk zijn van je proces. Een eenvoudig magazijn vraagt iets anders dan een omgeving met veel orderregels en complexe barcodes.
Met een schaalbaar WMS systeem dat startklaar is, betaal je alleen voor wat je nodig hebt. Warehouse Online is startklaar beschikbaar vanuit de Cloud, zodat je snel kunt starten en later kunt doorgroeien. Zo blijven de kosten van een WMS beheersbaar terwijl je processen verbeteren.
Wat bepaalt de kosten van Warehouse Online?
Warehouse Online is een startklaar, flexibel en schaalbaar WMS. De kosten van Warehouse Online door een aantal facturen die hieronder worden toegelicht. Bekijk voor meer informatie ook de pagina over de WMS prijzen.
Heb je genoeg aan een app op je smartphone?
Als je wilt beginnen met voorraadbeheer, dan heb je misschien wel genoeg aan een app op je smartphone. De Warehouse Online Basis en Warehouse Online Plus abonnementen zijn gebaseerd op zo’n app. Dat betekent dat je na het aanvragen van een account direct kan beginnen met scannen. De kosten zijn laag, maar de functionaliteit is ook beperkt.
Heb je een complex logistiek proces en stel je hoge eisen aan de flexibiliteit, dan heb je aan een app waarschijnlijk niet voldoende. Warehouse Online biedt met de Warehouse Online Premium en Warehouse Online Enterprise abonnementen alle logistieke functionaliteit die nodig is om complexe magazijnprocessen te ondersteunen.
Hoe complex zijn jouw magazijnprocessen?
In een Warehouse Online Premium abonnement is heel veel functionaliteit standaard aanwezig vanaf de eerste uitrol. Je kunt dan snel beginnen met professioneel scannen zonder dat er veel uren gemaakt hoeven te worden. Als er geen koppelingen nodig zijn en je magazijn is al voorbereid om te gaan scannen (barcodes bij de locaties), dan lukt het om met één dag ondersteuning de Warehouse Online Premium implementatie af te ronden. Daarmee is Warehouse Online Premium het goedkoopste, volwaardige WMS op de markt.
De complexiteit neemt toe als Warehouse Online ingepast moet worden in een bestaande applicatielandschap of als er specifieke processen zijn in het magazijn die ondersteund moeten worden. Dat kan allemaal ingericht worden, maar je moet dan incalculeren dat er extra consultancy nodig is om dat goed voor elkaar te krijgen.
Hetzelfde geldt voor het inrichten van specifieke magazijnindelingen, inruimadviezen, looproutes, orderpickstrategieën, aanvulstrategieën, gebruikersprofielen, labels, pakbonnen, etc.
Met welke systemen wil je koppelen?
Warehouse Online kan gekoppeld worden aan een bestaand ERP systeem. Als dat goed gebeurt, dan verandert alleen de werkwijze voor magazijnmedewerkers. Voor alle andere medewerkers in het bedrijf blijft het ERP de ondersteuning bieden die er altijd al was. Alleen de uitvoering van de orders en het voorraadbeheer wordt vanuit het ERP systeem gedelegeerd aan Warehouse Online.
Warehouse Online kan ook gekoppeld worden aan één of meerdere webshops, waarbij Warehouse Online bij kan houden welk assortiment in welke webshop wordt aangeboden. Elke webshop is een apart verkoopkanaal.
In het verzendproces is het gebruikelijk om een vervoerder te koppelen. Enerzijds om integraal in het verzendproces de labels te verkrijgen die voor die vervoerder nodig zijn. Anderzijds als voormelding.
In een gemechaniseerd magazijn waarin Conveyorsystemen, Automated Guided Vehicles (AGV), Vertical Lift Modules (VLM -Plateaulift), etc gebruikt worden, wil je graag het WMS koppelen aan een Warehouse Control System (WCS).
Afhankelijk van het aantal koppelingen, zal het abonnementsbedrag hoger zijn en zullen ook meer uren nodig zijn om Warehouse Online met alle integraties ingericht te krijgen.
Hoeveel opdrachtgevers?
Met name bij logistieke dienstverleners is er de noodzaak om de logistieke processen af te bakenen per opdrachtgever. Elke opdrachtgever heeft zijn eigen orders en zijn eigen voorraad. Ook bij groothandels die werken met meerdere administraties of BV’s zie je de wens om een afbakening te hebben per administratie.
De mogelijkheid om te werken met meerdere opdrachtgevers is standaard onderdeel van een Warehouse Online Premium abonnement. Wil je verschillende opdrachtgevers zelfstandig inzage geven in de eigen orders en de eigen voorraad, dan heeft dat per portal wel een meerprijs. Als voor elke opdrachtgever afzonderlijke koppelingen ingericht moeten worden, dan is dat ook niet inbegrepen.
Hoeveel orderregels?
De abonnementen van Warehouse Online zijn afgebakend op een bepaald volume aan orderregels. Als er meer orderregels verwerkt moeten worden, kom je in een hogere staffel en zal het abonnementsbedrag toenemen.
Hoeveel handterminals of smartphones?
Scanning is een standaard onderdeel van alle Warehouse Online abonnementen. In Warehouse Online abonnementen wordt niet gekeken naar het aantal gebruikers. Een onbeperkt aantal gebruikers mag geautoriseerd worden om te werken in Warehouse Online. Voor de portal hanteren we een fair use policy. Wel kan het abonnementsbedrag hoger zijn als je met meer handterminals of smartphones wilt werken. In een Warehouse Online Plus of Warehouse Online Premium abonnement zijn bijvoorbeeld standaard 5 zogenaamde scan-devices toegestaan. Met een hoger aantal kom je in een hogere staffel en zal het abonnementsbedrag toenemen.
Hoeveel printers?
Vanaf Warehouse Online Premium kun je op willekeurige netwerkprinters labels en documenten printen. In het abonnement zijn standaard 2 printers inbegrepen. Tegen een meerprijs kun je extra printers aansluiten. Werk je met printers die meerdere lades hebben, dan geldt elke lade als extra printer.
Hoeveel SKU’s?
Elk individueel te identificeren product in het magazijn wordt ook wel een Stock Keeping Unit genoemd (SKU). Elke SKU heeft zijn eigen barcode. In Warehouse Online Premium zijn bijvoorbeeld 100.000 SKU’s standaard toegestaan. Ook hier is een hoger aantal mogelijk tegen een meerprijs.
Wat is inbegrepen in een Warehouse Online abonnement?
Elk Warehouse Online abonnement biedt een compleet geheel aan functionaliteit binnen de grenzen die vooraf zijn afgesproken. Een Warehouse Online implementatie wordt werkend opgeleverd door een consultant. Voor vragen over de werking van Warehouse Online is een on-line handleiding beschikbaar. Vragen kunnen later ook gesteld worden aan onze helpdesk.
Wat is niet inbegrepen in een Warehouse Online abonnement?
Extra consultancy uren zijn niet inbegrepen in het abonnementsbedrag en ook de aanschaf van hardware valt buiten het abonnement.
Qua functionaliteit is Warehouse Online tot alles wat zich afspeelt binnen de muren van het magazijn. Functionaliteit voor planning, facturatie, transport, etc.. zul je niet of slechts beperkt aantreffen in Warehouse Online.
Hoe flexibel zijn de kosten bij groei of krimp?
Warehouse Online schaalt mee. Je betaalt alleen voor het actuele gebruik.
Kan ik klein starten en later uitbreiden?
Ja, het systeem is modulair opgebouwd. Je breidt uit zonder je proces opnieuw in te richten.
Hoe kies je het juiste WMS voor jouw magazijn?
Het is geen eenvoudige opgave om een WMS te selecteren. Gespecialiseerde consultants bieden WMS selectie trajecten aan. Zo’n traject begint met het kiezen voor een WMS uit de Cloud of een on-premise geïnstalleerd WMS. Als de voorkeur uit gaat naar werken in de Cloud, dan is Warehouse Online één van de systemen.
Een benadering van WMS selectie consultants is om veel tijd te besteden aan het maken van een lange lijst met gewenste functionaliteit om die vervolgens naar zo veel mogelijk WMS leveranciers te sturen. Het kost veel tijd en geld om zijn lijst te maken en het kost nog meer tijd en geld om alle antwoorden van WMS leveranciers te verwerken. Ons advies is: Zoek een adviseur die de markt goed kent en direct een shortlist van WMS leveranciers kan noemen die het beste passen bij jouw type bedrijf.
Bij die leveranciers vraag je een demo of een trial omgeving. Een echte cloud WMS leverancier kan beide leveren. Kan dat niet, dan is het geen echte Cloud WMS leverancier.
Qua functionaliteit doen de gerenommeerde WMS leveranciers niet veel voor elkaar onder. Dat geldt ook voor Warehouse Online. Blijft over, de persoonlijke smaak, de prijs en de klik met de leverancier.
Neem ook in overweging de volgende stelling:
“Stel, je bent ervan overtuigd dat je jouw klanten beter kunt bedienen met een WMS en/of dat je met een WMS de kosten van je voorraad kunt verminderen, dan kost het dus geld als je daar langer mee wacht.”
Met andere woorden, niemand anders dan de WMS selectie consultant heeft er belang bij om een langdurig selectie- en implementatietraject te starten.
Belangrijk is dat je klein kunt starten. Je begint met basisfunctionaliteit en breidt later uit. Zo blijven de kosten van het WMS systeem in verhouding tot je gebruik.
Is een cloud WMS goedkoper dan on premise?
Er zijn bedrijven die veronderstellen dat er een punt komt in de tijd waar het goedkoper was geweest om software te kopen in plaats van een abonnement op een Cloud dienst.
Zij redeneren dat de opstartkosten van een on-site-implementatie weliswaar veel hoger zijn, maar dat dit eenmalige kosten zijn. En als je dan de totale kosten van een on-site implementatie en die van een Cloud abonnement naast elkaar zet, lijkt er naar een jaar of 5 een omslagpunt te komen.
Echter, neem daarbij de volgende overwegingen in ogenschouw:
- Bij een Cloud implementatie kan het eerste proces al opgeleverd zijn na enkele weken, zodat het terugverdienen van de implementatie eerder kan beginnen. In de startfase zullen bovendien de maandelijkse kosten nog beperkt zijn (die lopen maximaal op totdat de volledige omvang is bereikt). Je begint dus eerder met het terugverdienen van de kosten.
- Voortschrijdend inzicht gaat over je realiseren dat je niet alles van tevoren kunt weten en begrijpen. Een vooraf geschreven blauwdruk voor een on-premise te installeren WMS, dekt hooguit 50% van de functionaliteit die je uiteindelijk blijkt nodig te hebben. Door snel te kunnen profiteren van voortschrijdend inzicht kunnen ook snel extra besparingen bereikt worden in de logistiek.
- Een on-premise geïmplementeerde WMS is na 5 jaar verouderd en zal waarschijnlijk een upgrade nodig hebben. Naarmate er meer maatwerk is gerealiseerd in de implementatie, zullen de kosten van een upgrade hoger zijn.
- Bij een on-premise implementatie is de klant zelf verantwoordelijk voor:
- het beschikbaar stellen van voldoende server capaciteit voor de totale implementatie,
- het inrichten en bewaken van een backup procedure,
- het inrichten en eventueel uitvoeren van een fail-over procedure voor het geval een server crasht,
- het monitoren van de implementatie (waaronder de log-files),
- het testen van nieuwe updates,
- het – indien gewenst – via het internet toegankelijk maken van het WMS voor mensen of externe systemen.
