Achtergrond
Buffalo staat voor passie voor sport en spel. Terwijl grote ketens vaak een breed scala aan algemene producten aanbieden zonder diepgaande specialisatie, heeft Buffalo een andere benadering gekozen. Ze richten zich op het bieden van een complete ervaring voor hun klanten, waarbij ze niet alleen de hoofdproducten aanbieden, maar juist ook de essentiële accessoires die vaak over het hoofd worden gezien door grotere retailers.
Buffalo's positionering als sport- en spelspecialist heeft hen geholpen een unieke plek in de markt te veroveren. Ze hebben een scherp oog voor producten die daadwerkelijke meerwaarde bieden, zoals merkproducten of items die kwalitatief boven hun concurrenten uitsteken. Daarnaast heeft Buffalo hun assortiment verrijkt met eigen merken, waarmee ze nog verder hun stempel op de markt drukken.
Hoewel Buffalo zelf niet produceert, hebben ze wel een actieve rol in productontwikkeling. Ze werken nauw samen met producenten, met name in landen als China en Japan, om hun visie tot leven te brengen.
In hun streven naar uitmuntendheid en betrouwbaarheid is het voor Buffalo essentieel om een robuust en efficiënt WMS te hebben. De e-commercewereld is immers buitengewoon concurrerend en daardoor zijn consistente prestaties een must.
Om meer te weten te komen over Buffalo, de markt waarin ze opereren én hoe ze met Warehouse Online werken, hebben we met Ernst de Keizer gesproken. Hij vervult een belangrijke rol binnen Buffalo als Chief Purchasing Officer.
Uitdagingen
Terwijl de markt zich snel ontwikkelde en klantverwachtingen steeds hoger werden, worstelde Buffalo met systemen en processen die niet altijd konden voldoen aan de eisen van de moderne consument. Voorheen werkten ze met Microsoft Dynamics; dat werkte prima voor kleine orderaantallen, maar naarmate het bedrijf groeide, werd de behoefte aan een WMS dringender.
Het beheren van een assortiment dat varieert van kleine accessoires tot grotere producten zoals tafeltennistafels is geen gemakkelijke taak. Elk product, met zijn unieke opslag-, verzend- en verwerkingsbehoeften, voegt een laag van complexiteit toe aan hun logistieke operaties.
Bovendien is Buffalo geen standaardbedrijf als het gaat om verzending. Ze verzenden niet alleen kleine pakketjes, maar ook grotere, samengestelde pakketten. Dit betekent dat ze moeten samenwerken met meerdere vervoerders en exportpartners, wat de logistieke complexiteit verhoogt.
Deze operationele hobbels werden nog verergerd door de druk van externe verkoopplatforms. Elk probleem met leveringen of productkwaliteit kan hun prestaties en beoordelingen op deze platforms negatief beïnvloeden. En met Buffalo's actieve aanwezigheid op tientallen verschillende platforms in heel Europa, is een naadloze integratie met elk van deze platforms geen eenvoudige opgave.
In dit complexe landschap was Buffalo's behoefte aan een robuust, flexibel en geïntegreerd systeem duidelijk. Ze hadden een oplossing nodig die niet alleen hun huidige uitdagingen kon aanpakken, maar ook schaalbaar was voor toekomstige groei.
Met Warehouse Online hebben we een efficiënt, betrouwbaar systeem dat ons in staat stelt om snel te reageren op problemen, iets wat essentieel is voor onze bedrijfsvoering.
Ernst de Keizer - Chief Purchasing Officer – Buffalo
Oplossing
Veel leveranciers bieden WMS-oplossingen aan vanuit een ERP-pakket. Echter, deze standaardpakketten zijn doorgaans ontworpen voor grotere organisaties en voldeden niet aan de specifieke behoeften van Buffalo. Het bedrijf had een unieke structuur en wilde niet vastzitten aan handmatige aanpassingen of systemen die hen dwongen hun bedrijfsmodel te veranderen. Ernst wees erop dat de behoefte van Buffalo duidelijk was: een systeem dat zich aan hen aanpaste, niet andersom.
In de initiële fase van de implementatie lag de focus op foutloos en snel orderpicken. Efficiëntie in orderpicking werd bereikt door het groeperen van picktaken. Ernst legt uit dat door het groeperen van picktaken, ze de standaard route kunnen omzeilen en eerst op aantallen kunnen focussen voordat ze de route volgen. Dit voorkomt dat orderpickers tientallen keren per dag naar dezelfde plek in het magazijn lopen. Zo kost het verzamelen van 30 zwembadhoezen – die vaak verkocht worden – één keer 5 minuten, in plaats van 30 keer 2 á 3 minuten.
Later werd ook voorraadbeheer geïmplementeerd. De diversiteit van Buffalo's productaanbod, variërend van metrages voor biljartlaken tot samengestelde artikelen, vereiste een flexibel systeem. Warehouse Online bood deze flexibiliteit, waardoor Buffalo in staat was om hun unieke logistieke behoeften aan te pakken. De volledige integratie van het systeem zorgde ervoor dat alle processen, van het inboeken van inkomende goederen tot het verwerken van uitgaande orders, in ons WMS werden beheerd.
Betrouwbaarheid en snelheid was ook hier enorm belangrijk, gezien de verkoop op tientallen verschillende platformen. Doordat orders vanuit verschillende bronnen komen, is het cruciaal het systeem hier goed mee om kan gaan. Vertragingen leiden dan namelijk snel tot een ‘nee-verkoop’, iets dat Buffalo zich niet kan permitteren.
De implementatie stelde Buffalo ook in staat om hun inventaris en orderstroom in real-time te volgen, wat essentieel is vanwege het feit dat hun 10 magazijnmedewerkers op een externe locatie werken. Hierdoor kunnen leidinggevenden binnen Buffalo proactief reageren op onverwachte pieken in het aantal orders, ook wanneer ze niet op locatie aanwezig zijn. Op basis van deze informatie kunnen ze bijvoorbeeld besluiten extra mensen in te zetten, of om op zondag – in plaats van maandag - alvast te beginnen met de orderverwerking.
Dankzij de implementatie van Warehouse Online kon Buffalo zijn operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren en zich voorbereiden op toekomstige groei. Kortom, we kunnen met trots terugkijken op een geslaagde samenwerking.
