Als logistiek dienstverlener die fulfilment diensten aanbiedt, weet je dat de complexiteit van logistieke processen exponentieel toeneemt met de groei van je klantenbestand. Daarom is het cruciaal om te investeren in een betrouwbaar en flexibel Warehouse Management System (WMS) dat afgestemd is op de unieke eisen van de fulfilment sector. In dit blog verkennen we de cruciale functies waarover fulfilment software moet beschikken.
Functies die cruciaal zijn voor de fulfilment sector
Voorraadbeheer per eigenaar
Het kunnen beheren van de voorraad van meerdere eigenaren in één centraal systeem is een cruciale functie voor logistieke dienstverleners. Een WMS voor logistieke dienstverleners moet garanderen dat inkomende goederen automatisch worden gekoppeld aan de juiste eigenaar. Zelfs als verschillende opdrachtgevers een overlappend assortiment hebben, mag er geen twijfel bestaan over de eigenaar van elk deel van de voorraad. Het automatisch borgen van eigenaarschap maakt het ook mogelijk om probleemloos voorraad van verschillende opdrachtgevers in hetzelfde magazijn op te slaan. Een optimale benutting van de opslagcapaciteit wordt daardoor mogelijk, zonder dat er veel tijd besteed hoeft te worden aan handmatige controles. Door gebruik te maken van barcode scanning, kun je garanderen dat alleen voorraad van de juiste eigenaar wordt gepickt.
Orderbeheer
Elke opdrachtgever zal de ontvangen uitleveropdrachten van afnemers naar jou doorsturen. Deze worden ingelezen in jouw WMS. Bij elke order moet niet alleen duidelijk zijn wie de opdrachtgever en de afnemer – inclusief afleveradres - zijn, maar moet ook duidelijk zijn van welke eigenaar de voorraad gebruikt mag worden en namens wie de levering uiteindelijk bij de afnemer wordt afgeleverd. Opdrachtgevers met meerdere BV’s of meerdere webshops willen graag dat op elke levering de juiste afzender vermeld staat. Elke afzender kan eisen stellen aan de wijze waarop de order moet worden afgeleverd. Het moet dus mogelijk zijn om per afzender eigen verzendmethodes te specificeren. Ook de te gebruiken emballage kan verschillen per afzender.
Integratiemogelijkheden
In de logistieke dienstverlening is het extra belangrijk om een WMS te hebben dat makkelijk kan integreren met andere systemen. Elke opdrachtgever heeft zijn eigen systeem. Een goed WMS zorgt ervoor dat alle orders van alle opdrachtgevers op een uniforme manier worden ingelezen, waardoor er bij de uitvoering van een order geen onderscheid gemaakt hoeft te worden. Ook moet het WMS jouw opdrachtgevers kunnen voorzien ontvangstberichten, shipmentberichten en overige voorraadberichten en updates.
Bij een koppeling met een webshop is het van belang dat in het WMS bijgehouden wordt welke producten in welke webshop worden verkocht én welke order uit welke webshop afkomstig is. Op die manier kan het WMS voorraadupdates sturen van alleen de relevante producten en een shipment bericht naar de webshop waar de order is ontstaan.
Met de mogelijkheid om je WMS te koppelen aan de systemen van vervoerders, wordt het logistieke proces verder gestroomlijnd. Hierdoor wordt de verzending van pakketten makkelijker, doordat je bijvoorbeeld automatisch verzendlabels kunt printen en pakketten kunt aanmelden bij de vervoerder. Dit bespaart je veel tijd en verhoogt de service naar je opdrachtgevers.
Klantenportaal voor opdrachtgever
Een klantenportaal is tegenwoordig geen extraatje meer. Jouw opdrachtgever wil zelf op ieder moment van de dag inzage in de voorraad en de status van de orders. Indien gewenst kan een opdrachtgever het klantenportaal ook gebruiken om nieuwe leveringen aan te kondigen en handmatig leveropdrachten toe te voegen.
Ondersteuning van de facturatie
De variabelen waarop je de facturen baseert die je naar de opdrachtgevers stuurt, moet je automatisch uit je WMS kunnen ontvangen. Denk aan het aantal pallets per dag, aantal specifieke handelingen, aantal orders, aantal zendingen, enzovoorts.
Tips voor het kiezen van het juiste WMS
Startklaar
Als je er van overtuigd bent dat je geld kunt besparen met een goed WMS, verspil je dus geld wanneer je kiest voor een implementatietraject van vele maanden. Daarom is het belangrijk een WMS te kiezen waarmee je snel aan de slag kunt. Met de basisconfiguratie van Warehouse Online kun je al na enkele dagen aan de slag en kun je direct profiteren van een nauwkeurige voorraadregistratie.
Schaalbaarheid
Als je klein begint – wat wij propageren - is het belangrijk om een systeem te selecteren dat kan meegroeien met de jouw wensen en – nog veel belangrijker – de wensen van jouw opdrachtgever. Dit zorgt ervoor dat je niet voortdurend van systeem hoeft te wisselen naarmate je bedrijf groeit. De mogelijkheid om functies aan te kunnen passen aan de specifieke behoeften van je bedrijf zorgt ervoor dat het systeem kan worden afgestemd op jouw bedrijfsprocessen, in plaats van dat je je processen moet aanpassen aan de software. Warehouse Online werkt met vrij configureerbare handterminalfuncties, waardoor 100% aansluiting mogelijk is met je eigen processen.
Klantenservice en ondersteuning
Zorg ervoor dat je kiest voor een leverancier die betrouwbare klantenservice en technische ondersteuning biedt. Dit zal van onschatbare waarde zijn bij het oplossen van eventuele problemen en het garanderen van een soepele werking op de lange termijn. Lees de getuigenissen van bestaande klanten om daar een beeld te krijgen.
Conclusie
Het kiezen van de juiste fulfilment software is een cruciale stap in het waarborgen van het succes van een logistieke dienstverlener. Door zorgvuldig te overwegen welke functies en ondersteuning je nodig hebt, kun je een systeem kiezen dat jouw bedrijf naar een hoger niveau tilt.
Ben je nog op zoek naar een geschikt WMS? Neem dan contact met ons op! Met Warehouse Online krijg je niet alleen een software die uitblinkt in voorraad- en orderbeheer, maar ook een partner die met je meedenkt.
