Kies ik standaard software of moet ik maatwerk laten maken?

Inleiding

Heb je een magazijn van waaruit je goederen aan jouw klanten levert, dan merk je dat naarmate het aantal orders toeneemt, de complexiteit ook toeneemt. Vanuit bedrijfsbelang streef je naar zo laag mogelijke kosten, maar de verwachtingen bij jouw klanten worden juist hoger. Als verantwoordelijke voor de logistiek streef je er naar om jouw klanten op tijd de juiste producten te leveren, terwijl je tegelijkertijd streeft naar zo laag mogelijke operationele kosten. Nadat je de werkzaamheden in het magazijn zo slim mogelijk hebt georganiseerd, kan automatisering van jouw logistieke processen een oplossing zijn. In je zoektocht naar een geautomatiseerde oplossing maak je vele afwegingen:

• een eenvoudige voorraadbeheer oplossing of een WMS

• een WMS geintegreerd in een ERP of een gespecialiseerd WMS

• een oplossing uit de cloud of een in huis geinstalleerde oplossing

• een standaard oplossing of een op maat gerealiseerde oplossing

In dit artikel gaan we wat dieper in op de afweging tussen maatwerk en standaard software

Wat zijn de opties?

Ben je op zoek naar software die je kan helpen om meer inzicht te krijgen in je voorraad en waarmee je ook je processen kunt optimaliseren, dan kun je kiezen tussen gestandaardiseerde software en maatwerksoftware. Eigenlijk kleven er nadelen aan beide opties. 

Gestandaardiseerde software

Voor veel toepassingen in het bedrijf wordt al sinds jaar en dag gestandaardiseerde software gebruikt. Voorwaarde is dat de processen die wilt ondersteunen ook gestandaardiseerd zijn. Een voorbeeld hiervan is de boekhouding. De manier waarop je moet boekhouden wordt bepaald door externe factoren en je hebt dan echt behoefte waarin alle voorschriften ten aanzien van boekhouding al zijn geïntegreerd.

Het fijne van standaard software is, dat jouw leverancier verbetering, bug-fixes en nieuwe functionaliteit blijft toevoegen, waardoor je gebruik kunt maken van de nieuwste ontwikkelingen. Leveranciers van moderne cloud systemen maken veelal gebruik van het principe van ‘contiuous development’ waardoor ze kunnen garanderen dat nieuwe functionaliteit altijd backwards compatible is en ze wekelijks de laatste versie van de software kunnen uitrollen voor alle klanten. Met name voor reparaties van eventuele security risico’s is dit in deze tijd van levensbelang.

Op kleine schaal kan standaard software ook voor logistieke processen bruikbaar zijn. Echter, naarmate een logistieke operatie groter wordt, ontstaat de behoeft (en de noodzaak) om optimalisaties te kiezen die perfect aansluiten bij jouw product, jouw magazijn en/of jouw klanten.

Bij het gebruik van standaard software zal maximale optimalisatie begrenst zijn door de mogelijkheden die het standaard pakket biedt.

Maatwerk software

Een andere optie is maatwerksoftware: Een logistiek softwaresysteem dat specifiek voor jou is ontworpen en ontwikkeld en waarin zo veel mogelijk rekening is gehouden met alle specifieke eisen die voortkomen uit jouw producten, jouw magazijn en/of jouw klanten. Dit lijkt ideaal. Probleem is dat het naar eigen ontwerp laten ontwikkelen van software een tijdrovend en geldverslindende keuze is. Je moet al snel concessies doen, waardoor jouw eigen software toch niet optimaal je processen ondersteund.

Een mengvorm, namelijk maatwerkaanpassingen in standaard software lijkt dan een slim alternatief. Je koopt standaard software en alle standaard functionaliteit die bij jou past laat je ongewijzigd. Aanvullend laat je alleen voor specifieke eisen en/of complexe processen aanvullende software ontwikkelen. Als je veel maatwerk laat ontwikkelen is dit nog steeds tijdrovend en duur en tegelijkertijd maak je updates en upgrades van je software moeilijk of onmogelijk. Je kunt dan niet profiteren van functionaliteit die jouw leverancier heeft toegevoegd voor andere klanten. In feite heb je dan de nadelen van beide opties.

Flexibele, standaard software

Als je niet jouw magazijnprocessen wilt aanpassen aan jouw software en toch wilt profiteren van de voordelen van standaard software, zul je op zoek moeten naar standaard software die veel flexibiliteit biedt. Flexibiliteit moet dan geboden worden bij het inrichten van je eigen processen. Kenmerkend voor het in gebruik nemen van dergelijke software is dat je eerst zo snel mogelijk de standaard functionaliteit in gebruik neemt, waarna je per proces en per koppeling eventuele wensen in kaart brengt die door jouw zelf of door een consultant ingesteld kunnen worden in jouw implementatie. Dit is dan geen maatwerk software maar maatwerk inrichting, met als groot voordeel dat je nog steeds kunt profiteren van de periodieke updates en upgrades.

Dergelijke systemen in de cloud maken het mogelijk om binnen enkele dagen (soms zelfs direct) de standaard software beschikbaar te krijgen. Ook jouw leveranciers en/of opdrachtgevers kunnen direct inzage krijgen in (een deel van) de voorraad.

Voor nieuwe opdrachtgevers, bij een nieuw assortiment of gewoon door voortschrijdend inzicht, kun je de inrichting blijven aanpassen.

Kortom, voor een lagere prijs kun je sneller beginnen en toch streven naar maximale optimalisatie, waarbij je steeds beschikt over de laatste versie van de software.

Onze stelling is: “Als je er van overtuigd bent dat een WMS jou kosten kan besparen, dan verlies je geld met elke maand dat je later start”.

Waar kun je terecht?

Realtime Solutions levert het flexibele, startklare en schaalbare WMS “Warehouse Online”, waarin naast veel standaard koppelingen ook voorzieningen zijn getroffen om met alle andere systemen een koppeling te maken. Daarnaast kun je in Warehouse Online je eigen handterminalfuncties ontwerpen en/of bestaande handterminalfuncties laten aanpassen.

Over de auteur

Harm van den Broek is oprichter van Realtime Solutions. Na een carrière bij Cap Volmac in Utrecht (het latere Capgemini) als business consultant en een dienstverband van 9 jaar bij Supply Chain specialist Zetes B.V. als systeem architect, is Harm in 2005 gestart met het ontwerpen en ontwikkelen van een eigen Cloud WMS, onder de naam “RealtimeWMS”. De eerste klant die in 2007 is aangesloten op de nieuwe infrastructuur, hebben we gedurende de jaren daarna steeds voorzien van updates en upgrades, waardoor dit bedrijf op dit moment nog steeds gebruikt maakt van RealtimeWMS. Sinds enkele jaren is een startklare variant van onze software beschikbaar onder de naam “Warehouse Online”, waarvoor ook een app voor Android of IOS beschikbaar is.