De wet van de 20 obstakels
Obstakels tijdens samenwerking
In ons werk komen we vaak implementatietaken tegen die uitgevoerd moeten worden door meerdere partijen. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een gegevensstroom tussen 2 systemen. Het lijkt allemaal heel simpel en we hebben dit al zo vaak gedaan. We denken dat het gewoon een kwestie is van aansluiten en dat we er niet al te lang over zullen doen. Maar helaas, het is net wat ingewikkelder dan een stekker in het stopcontact steken. Zodra we beginnen, stuiten we op obstakels. Deze obstakels zijn vragen of meldingen waarop een andere partij antwoord moet geven.
Deze obstakels kunnen eenvoudige vragen zijn, zoals hoe we aan de inloggegevens kunnen komen, of dat de juiste rechten aan ons kunnen worden gegeven. Ook kan het zijn dat moet worden onderzocht waarom een bestand niet aankomt of waarom we een foutmelding krijgen. Tenslotte willen we ook altijd een bevestiging dat de gegevens correct zijn verwerkt. Deze obstakels lijken misschien klein, maar je kunt pas verder als het obstakel is overwonnen.
Effect op de doorlooptijd
Een belangrijke factor die van invloed is op de doorlooptijd, is de afstand tussen de betrokken partijen. Als deze partijen op verschillende locaties werken, of zelfs in verschillende tijdzones, kan het overwinnen van elk obstakel veel tijd kosten. Stel je voor dat je vandaag een mail stuurt met een vraag en daarna verder gaat met ander werk. De andere partij leest de volgende dag zijn/haar mail en lost de blokkade op. De dag daarna ga je weer verder met het implementatieproces totdat je wordt tegengehouden door de volgende blokkade.
In de praktijk stellen wij vast dat je gemiddeld 20 obstakels (klein en groot) moet overwinnen bij het inrichten van een handterminalfunctie of interface. Dat betekent in bovenstaand voorbeeld dus 20 keer twee werkdagen, wat neerkomt op ongeveer 1,5 maand. Dit kan een flinke (soms zelfs onaanvaardbare) vertraging veroorzaken in het implementatieproces. Het wordt nog erger als partijen niet eens rechtstreeks met elkaar communiceren, maar via één of meerdere tussenpersonen.
Vanzelfsprekend heeft de complexiteit van de obstakels ook invloed heeft op de doorlooptijd. Hoe complexer de obstakels, hoe meer tijd er nodig is om ze te overwinnen. Echter in slepende implementatieprojecten verklaart dit maar een heel klein deel van de totale doorlooptijd. Overigens zal de complexiteit van obstakels afnemen naarmate de hulpmiddelen meer gestandaardiseerd zijn.
Oplossing
De oplossing voor het verkorten van de doorlooptijd is evident. Als we de betrokken partijen fysiek of virtueel (via een conference call) bij elkaar brengen, kunnen de meeste obstakels binnen enkele minuten worden opgelost. Door directe communicatie en onmiddellijke respons zal de wachttijd in een implementatieproces drastisch verminderen.
Als je op die manier gaat samenwerken, kan dezelfde interface misschien wel worden geïmplementeerd in minder dan een halve dag. Dit laat zien dat de afstand tussen de partijen een grote impact heeft op de doorlooptijd. Door direct samen te werken en obstakels snel te overwinnen, kunnen implementatietaken ook veel efficiënter worden afgerond. Met andere woorden, niet alleen de doorlooptijd wordt korter, maar ook de totale hoeveelheid bestede tijd (en dus de kostprijs) zal minder zijn.
Conclusie
Wij gebruiken deze wetmatigheid, die we de “Wet van de 20 Obstakels" hebben genoemd, om uit te leggen aan onze klanten hoe het heen en weer mailen van vragen en antwoorden tussen verschillende partijen aanzienlijke vertragingen kan veroorzaken. Het fysiek of virtueel samenbrengen van partijen, in combinatie met het gebruik van standaard componenten, kan daarentegen de doorlooptijd en de efficiëntie aanzienlijk verbeteren.
